Agenda de plazos en Google Calendar y Outlook
Cómo llevar audiencias y vencimientos procesales al Google Calendar u Outlook del estudio, invitar al equipo y qué hacer cuando una fecha cambia.
Para llevar audiencias y vencimientos procesales a Google Calendar u Outlook tenés dos caminos: cargarlos a mano, uno por uno, o mandarlos desde una agenda que ya los tenga calculados. En AI Legales cada audiencia o vencimiento se manda con un clic a Google Calendar, a Outlook o como archivo .ics, para vos solo o con invitación a todo el equipo de la causa. Es un evento por vez, no una sincronización continua: si la fecha cambia, lo volvés a mandar.
Cómo llevar la agenda de plazos a Google Calendar u Outlook
| Opción | Cómo funciona | ¿Se actualiza sola si cambia la fecha? |
|---|---|---|
| Carga manual | Creás el evento en tu calendario, con la fecha que calculaste | No |
| Archivo .ics | Un archivo de calendario que abrís con Apple, Google u Outlook | No |
| Botón Google Calendar | Manda el evento, ya armado, a Google Calendar | No |
| Botón Outlook | Manda el evento, ya armado, a Outlook | No |
Las cuatro tienen lo mismo en común: el evento que queda en tu calendario es una copia. La fuente de verdad del plazo tiene que ser una sola, y conviene que sea la agenda donde se calcula, no el calendario donde te llega el recordatorio.
¿Qué es un archivo .ics?
Es el formato estándar de intercambio de calendarios, iCalendar. Lo leen Apple Calendar, Google Calendar y Outlook, así que sirve aunque en el estudio cada uno use uno distinto. Por eso es la opción que conviene si no usás Google ni Outlook.
Los plazos de tus causas, agendados
La agenda de AI Legales lee cada documento nuevo de tus causas, agenda audiencias y vencimientos con los días hábiles de cada jurisdicción y te deja mandar cada uno a Google Calendar u Outlook.
Paso a paso desde la agenda de AI Legales
- Abrí la agenda: la general, con todos tus expedientes, o la solapa Agenda de una causa.
- Buscá el seguimiento: la audiencia o el vencimiento que querés llevar. Tiene que tener fecha.
- Tocá Calendario y elegí .ics, Google Calendar u Outlook.
- Guardalo en tu calendario. Cuando lo exportás, el botón pasa a decir En tu calendario, para que sepas cuáles ya mandaste.
¿Cómo invito al equipo a una audiencia?
Si el expediente está compartido, el menú del botón Calendario tiene dos grupos:
- Para vos: el evento queda sólo en tu calendario.
- Para todos: el evento se crea en tu calendario con todas las personas que tienen acceso al expediente como invitadas. Cuando lo guardás, les llega la invitación. Está para Google y Outlook.
La lista de invitados sale de quién ve la causa. Si querés que alguien reciba las audiencias de un expediente, compartíselo primero.
¿Qué pasa si la fecha cambia?
Tu calendario no se entera. La exportación es de una sola vez: si después cambiás la fecha en la agenda, tu calendario sigue con la fecha vieja. Lo volvés a exportar.
Hay un caso en que el cambio no lo hacés vos. Todos los días rehacemos la cuenta de los vencimientos que salieron de un plazo en días. Si una acordada, una feria o un asueto cambia la fecha:
- En la agenda, el vencimiento muestra Cambió el calendario judicial con la fecha nueva. Si la fecha nueva es anterior, el aviso va en rojo.
- Te llega un mail con los vencimientos que cambiaron. Si alguno se adelanta, el asunto empieza con Urgente.
- Elegís Pasar al día nuevo o Mantener la fecha agendada.
Si pasás al día nuevo, acordate de volver a mandar el evento a tu calendario y, si lo compartiste, de que el equipo reciba la invitación nueva.
¿De dónde salen las fechas?
Los vencimientos los podés cargar vos o, con la agenda automática, se cargan solos:
- A mano: con fecha exacta o con un plazo en días desde la notificación. En ese caso el vencimiento se calcula con el calendario judicial del expediente, la misma cuenta que la calculadora de días hábiles.
- Agenda automática: se lee cada documento nuevo de tus causas y se agendan las audiencias y los vencimientos, con la marca Automático. Los días hábiles no los decide la IA: los cuenta el calendario judicial de cada jurisdicción, con sus feriados, ferias y asuetos. Si todavía no hay notificación, cuenta desde el proveído y te pide que confirmes la fecha.
Tres reglas de la agenda automática que conviene conocer antes de confiarle el calendario:
- Cuando duda, pregunta. Si el plazo no se puede calcular con certeza, te deja una tarea "Confirmar plazo" en vez de inventar una fecha.
- Sólo tus plazos. Una vez que confirmás a qué parte representás, no agenda los de la otra parte.
- Desde ahora. No hace un repaso del histórico: lee los documentos nuevos de actuaciones de los últimos 30 días. Un plazo de hace meses no se agenda.
Lo que cargás o editás a mano no se pisa: ningún reprocesamiento del expediente lo modifica, lo mueve ni lo borra. Con el plan Standard no hay agenda automática: ahí cargás las audiencias y los vencimientos a mano.
La agenda automática es una ayuda, no un control de plazos: puede omitir un plazo o proponer una fecha equivocada, y cada vencimiento muestra cómo se calculó para que lo verifiques. El cómputo y el cumplimiento de los plazos siguen siendo responsabilidad del profesional. Los feriados y ferias de cada jurisdicción están en el calendario judicial.
Buenas prácticas para el calendario del estudio
- Una fuente de verdad. El plazo se controla en la agenda donde se calcula; el calendario es el recordatorio.
- Nombre que se entienda solo. Carátula abreviada y qué vence: "Pérez c/ Empresa: contestar traslado de pericia" se entiende en la pantalla del celular.
- Invitá a quien tiene que ir. Una audiencia con invitación llega al calendario del que la atiende, no sólo al tuyo.
- Cada cambio, de nuevo al calendario. Si corregiste una fecha, volvé a mandar el evento ese mismo día.
Cómo te ayuda AI Legales con la agenda de plazos
La agenda de AI Legales reúne audiencias, vencimientos y tareas de todos tus expedientes, en lista o en calendario. Con la agenda automática (PRO, Enterprise o la prueba de 14 días), cada documento nuevo de tus causas de PJN, MEV, JUSCABA, SIMP, SISFE y SRT se lee y los plazos se agendan con los días hábiles de cada jurisdicción. Cada uno lo mandás a Google Calendar u Outlook, solo o con todo el equipo de la causa, y además te llega un mail de agenda: todos los días a las 8 con lo de hoy y lo de los próximos 7 días, o un resumen los lunes. Si usás ChatGPT o Claude, el MCP de AI Legales les deja preguntar "¿qué tengo esta semana?" sobre esa misma agenda.
Fuentes
- AI Legales: Agenda de plazos (agenda automática, planes, exportación a calendario).
- AI Legales: Mis Expedientes.
- RFC 5545, Internet Calendaring and Scheduling Core Object Specification (iCalendar).
- Ayuda de Google Calendar: importar eventos.
Preguntas frecuentes
¿Cómo paso un vencimiento procesal a Google Calendar?
Desde la agenda de AI Legales, cada audiencia o vencimiento con fecha tiene el botón Calendario: elegís Google Calendar, Outlook o un archivo .ics.
¿La agenda se sincroniza sola con Google Calendar?
No. Es un evento por vez: si después la fecha cambia, lo volvés a mandar. Tu calendario no se actualiza solo.
¿Puedo invitar a todo el equipo a una audiencia?
Sí, en un expediente compartido. Con la opción Para todos, el evento se crea en tu calendario con todas las personas que ven la causa como invitadas. Está para Google y Outlook.
¿Sirve para Apple Calendar?
Sí, con el archivo .ics, que sirve en Apple, Google y Outlook.
¿Qué pasa si una acordada cambia el vencimiento?
La agenda de AI Legales recalcula los vencimientos que salieron de un plazo en días, te avisa y elegís si pasar al día nuevo. El evento que ya mandaste a tu calendario hay que volver a mandarlo.
¿La agenda automática puede equivocarse?
Sí. Es una ayuda, no un control de plazos: puede omitir uno o proponer una fecha equivocada, y cada vencimiento muestra cómo se calculó para que lo verifiques.
